Contacten

Onder Contacten beheer je iedereen met wie je kantoor werkt: kopers, verkopers, huurders, verhuurders, syndici en notarissen. Op deze pagina lees je hoe je een contact vindt, toevoegt en opvolgt.

Een contact zoeken

1. Ga naar Contacten.
2. Typ in het zoekveld Zoeken op naam of e-mail…. De lijst past zich aan terwijl je typt.
3. Wil je alleen één soort contact zien? Kies een type in de keuzelijst Alle types, bijvoorbeeld Koper of Verkoper.
4. Klik op een naam om het contact te openen.

Zie je niet al je contacten? Klik onderaan de lijst op Meer laden. Vind je niets met je zoekterm of type, klik dan op Filters wissen.

Ken je de naam al? Met de opdrachtbalk (⌘K of Ctrl+K) spring je vanaf elke pagina meteen naar het contact. Zie Eerste stappen.

Een contact toevoegen

1. Ga naar Contacten.
2. Klik op Aanmaken.
3. Kies het Type, bijvoorbeeld Koper.
4. Vul de gegevens in, bijvoorbeeld Voornaam “Jan” en Achternaam “Peeters”, het E-mailadres en de Gsm.
5. Klik op Aanmaken.

Het resultaat: het contact wordt aangemaakt en je komt op de detailpagina van Jan Peeters.

Goed om te weten:

• Voor een Syndicus, Notaris koper of Notaris verkoper vul je Kantoor / bedrijf en eventueel Contactpersoon (optioneel) in, in plaats van voor- en achternaam.
• Voor een Koper of Huurder verschijnt het blok Zoekcriteria: transactie, maximumprijs, slaapkamers, oppervlakte, postcodes, type pand en Vrije zoekcriteria. Die gegevens gebruikt de AI om passende panden voor te stellen (zie AI-matchsuggesties). Hoe vollediger, hoe beter de matches.
• Het formulier heeft ook de blokken Adres, Identiteit (rijksregisternummer, identiteitskaart, geboortedatum …) en Notities & GDPR. Vink GDPR-toestemming gegeven aan als je contact toestemming gaf.

Een contact bijwerken

1. Open het contact.
2. Pas op het tabblad Gegevens de velden aan die je wil wijzigen.
3. Klik op Opslaan.

Snel bellen, mailen of een gesprek loggen

Bovenaan een contact staan de knoppen voor je volgende actie:

• Bellen en E-mailen: openen je telefoon of je e-mailprogramma. Ze verschijnen alleen als het contact een nummer of e-mailadres heeft.
• Gesprek loggen: opent een venster waarin het contact al ingevuld is. Schrijf de Samenvatting gesprek, kies eventueel een pand en een Opvolging (optioneel), en klik op Opslaan. Met een opvolging maakt Proppeteer meteen een taak “Jan Peeters terugbellen” op dat tijdstip.
• Vraag AI: opent de AI-assistent met dit contact als onderwerp.

Op een telefoon zie je alleen de iconen.

AI: kent het contact dat je bekijkt

Klik op Vraag AI en kies bijvoorbeeld Wanneer hebben we dit contact laatst gesproken? of Stel een opvolging voor dit contact voor. De assistent weet over wie het gaat, zoekt het antwoord in de tijdlijn en de gekoppelde panden, en toont links naar de bronnen. Zo ben je voorbereid voor je belt. Controleer belangrijke details in het dossier.

Een activiteit loggen

Op het tabblad Activiteit zie je de tijdlijn van het contact: notities, gesprekken, taken, bezichtigingen en afspraken, gegroepeerd per dag.

1. Open het contact en klik op Activiteit.
2. Kies bovenaan Notitie, Gesprek of Taak.
3. Schrijf wat er gebeurd is, bijvoorbeeld “Jan belde: wil graag een tweede bezoek”.
4. Koppel eventueel een pand via Zoek pand….
5. Voor een taak vul je ook de Deadline in.
6. Klik op Toevoegen.

In de tijdlijn kan je een activiteit bewerken (potloodicoon), verwijderen (vuilbakicoon) of een taak afronden (vinkicoon Markeer als voltooid). Rond je een bezichtiging af, dan vraagt Proppeteer eerst Hoe ging het bezoek?. Na een afgeronde bezichtiging open je de feedback opnieuw met het icoon Bezoekfeedback. Meer over taken en bezoekfeedback lees je in Taken en kalender.

AI: vindt je contactgeschiedenis terug

Wat je hier logt, kan de AI-assistent terugvinden. Vraag bijvoorbeeld “Wanneer was mijn laatste contact met Jan Peeters?” en je krijgt meteen het antwoord, zonder door de tijdlijn te scrollen. Heeft je kantoor AI-signalen aangezet, dan leest de AI ook je notities en gesprekken en stelt een opvolging voor wanneer je bijvoorbeeld “belt vrijdag terug” schrijft, met dat citaat erbij. Zo vergeet je geen belofte. Jij accepteert of negeert de suggestie. Zie Aanbevolen volgende stappen.

Een pand koppelen aan een contact

Door een contact aan een pand te koppelen, leg je vast welke rol die persoon speelt: verkoper, potentiële koper, geïnteresseerde …

1. Open het contact. Rechts op het tabblad Gegevens staat het blok Panden.
2. Klik op Koppelen.
3. Zoek het pand, bijvoorbeeld “Kerkstraat 12”.
4. Kies de Rol, bijvoorbeeld Potentiële koper.
5. Kies eventueel een Interesseniveau: Hoog, Gemiddeld of Laag.
6. Klik op Koppelen.

Het resultaat: het pand staat in de lijst van het contact, en het contact staat ook op het pand. Je kan de rol later wijzigen in de keuzelijst naast het pand, of de koppeling weghalen met Ontkoppelen.

AI-matchsuggesties bekijken

Voor kopers en huurders zoekt Proppeteer panden uit je portefeuille die passen bij hun zoekcriteria en notities.

AI: stelt passende panden voor

De AI vergelijkt de wensen van je koper met al je panden die te koop of te huur staan en niet onder bod of optie zijn, en toont de beste matches met een score en uitleg. Zo weet je welke panden je kan voorstellen voor je belt, zonder zelf je portefeuille door te nemen. Het zijn suggesties: jij kiest wat je koppelt en voorstelt.

1. Open een contact van het type Koper of Huurder.
2. Klik op het tabblad AI-matching.
3. Bekijk de Voorgestelde panden. Elk pand krijgt een matchscore op 10, vaak met een korte uitleg van de AI, met wat past (Matches) en welke Aandachtspunten er zijn.
4. Klik op Koppelen om het pand aan het contact te koppelen, of op Afwijzen als het niet past.

Goed om te weten:

• Het zijn alleen suggesties. Er wordt niets verstuurd of aangemaakt zonder dat jij op Koppelen klikt.
• Geen resultaten? Vul de zoekcriteria aan, of probeer Tot +10% boven budget of Negeer postcodes.
• In het veld Wat telt het meest kan je beschrijven wat de koper echt belangrijk vindt, bijvoorbeeld “rustige straat, tuin op het zuiden”.
• De resultaten blijven staan tot je op Vernieuwen klikt.

Hoe je een match leest en betere matches krijgt, lees je in AI-matching.

Een eigenaar toevoegen samen met zijn pand

Belt een eigenaar die wil verkopen? Leg het pand en de eigenaar in één keer vast met Prospect toevoegen op het pandenbord. Bestaat de eigenaar al als contact, dan kies je dat contact. Anders maakt Proppeteer een nieuw contact aan. Lees hoe in Een prospect toevoegen.

AI: haalt naam, telefoon en adres uit je notitie

Klik in Prospect toevoegen op Plak of dicteer en plak bijvoorbeeld “Jan Peeters, 0475 12 34 56, Kerkstraat 12 Gent, wil verkopen in het voorjaar”. Klik op Invullen: de AI vult het adres en de gegevens van de eigenaar in en toont Mogelijk bestaande contacten, zodat je geen dubbel contact maakt. Je typt niets over. Jij controleert elk veld en kiest Dit contact gebruiken of een nieuw contact.

Een bezichtiging plannen vanuit een contact

Klik bovenaan het contact op Bezichtiging plannen. Het contact is al ingevuld; je kiest nog het pand en het tijdstip. Zie Taken en kalender.

Een contact verwijderen

1. Open het contact.
2. Klik bovenaan op Verwijderen (op een telefoon: het vuilbakicoon).
3. Bevestig met Verwijderen.

Opgepast

Verwijderen kan je niet ongedaan maken. Notities en gesprekken die alleen aan dit contact gekoppeld zijn (en niet aan een pand), worden mee verwijderd.

Zie ook

• Panden
• AI-matching
• Leads
• Taken en kalender