Aanbevolen volgende stappen

Proppeteer kent de fase, de opdracht en de datums van elk dossier, en stelt op het juiste moment de volgende stap voor: documenten opvragen na de opdracht, de aktedatum bevestigen, de kandidatenlijst versturen. Zo vergeet je niets, ook niet als je twintig dossiers tegelijk opvolgt.

Opmerking

Een aanbeveling is altijd een voorstel. Proppeteer maakt nooit zelf een taak aan en stuurt nooit zelf iets naar een klant. Jij of een collega aanvaardt, stelt uit of negeert elke aanbeveling.

Waar je ze ziet

• Op het pand: op het tabblad Details, in het blok Levenscyclus, onder Aanbevolen volgende stappen.
• Bij Taken: in het deel Voorgesteld staan de aanbevelingen voor jou en die voor niemand in het bijzonder, gegroepeerd in Te laat, Vandaag, Deze week en Later.
• Op het dashboard: in je lijst Vandaag staan onder Voorgesteld jouw aanbevelingen die vandaag of eerder vervallen.
• Na een verplaatsing: zet je een pand naar een andere fase, dan toont Proppeteer meteen de Voorgestelde volgende stappen voor die fase.
• Op het pandenbord: een kaart toont hoeveel volgende stappen er openstaan.

Wat Proppeteer voorstelt

Een paar voorbeelden:

Fase of moment	Voorbeeld van een aanbeveling
Prospectie	Plan een schattings- of intakebezoek met de eigenaar. Bereid de bemiddelingsopdracht voor.
Verkoop / Verhuur	Vraag de verplichte documenten op. Plan de fotograaf. Schrijf de advertentietekst. Publiceer op de website en portalen. Stuur het maandelijkse verkoopverslag.
Na verkoop / Na verhuur	Stuur compromis en documenten naar de notaris. Opschortende voorwaarde verloopt: bevestig de financiering. Bevestig de aktedatum. Akte morgen.
Afgerond	Bedank de eigenaar en vraag een review of doorverwijzing. Commissiefactuur.
Opdracht	Herroepingstermijn eindigt. Opdracht loopt af binnen 30 of 7 dagen. Opdrachtdocument ontbreekt. Cliëntidentificatie onvolledig. Kandidatenlijst versturen.

Belangrijke aanbevelingen krijgen het label Belangrijk. Een aanbeveling verdwijnt vanzelf zodra ze niet meer nodig is, bijvoorbeeld als het document intussen binnen is.

Een aanbeveling afhandelen

1. Klik op de knop van de aanbeveling:
   • Accepteren bij een taak. Pas de Taak en de Vervaldatum aan als je wil, en klik op Taak toevoegen.
   • Een knop zoals Opdracht voorbereiden, Documenten opvragen, Verslag opstellen of Kandidatenlijst opent het juiste venster of tabblad. Daar werk je de stap zelf af.
2. Of klik op Uitstellen en kies Morgen, Volgende week of Kies een datum. De aanbeveling komt dan terug op die dag.
3. Of klik op Negeren en geef eventueel een Reden. Een genegeerde aanbeveling komt voor dezelfde aanleiding niet terug.

Na een verplaatsing naar een andere fase staan de voorgestelde taken al aangevinkt. Vink uit wat je niet wil en klik op Taken toevoegen (bijvoorbeeld 3 taken toevoegen). Kies Later als je ze nu niet wil. Ze blijven dan gewoon bij de aanbevelingen staan.

AI: stelt de e-mail aan de eigenaar voor je op

Bij sommige aanbevelingen, zoals de infomail over de akte en het bedankje na afronding, klik je op Mail opstellen. De AI schrijft een concept in de voorkeurstaal van de eigenaar (Nederlands, Frans of Engels), met de gegevens uit het dossier, en opent het in je e-mailvenster. Je begint niet van een leeg blad. Het concept wordt nooit vanzelf verstuurd: je ziet Niet verzonden: controleer en verstuur zelf. Lees het na, pas het aan en verstuur het zelf, of klik op Kopiëren.

AI-signalen uit je notities

Een eigenaar of beheerder kan in de instellingen AI-signalen aanzetten. Dit staat standaard uit.

AI: haalt beloftes en opvolging uit je notities en gesprekken

Met AI-signalen aan leest de AI de notities, gesprekken en andere activiteiten die je logt, als er een afspraak, datum of mijlpaal in staat. Schrijf je “eigenaar belt vrijdag terug over de prijs”, dan krijg je een aanbeveling “Opvolging: …” met die zin als citaat erbij. Ook beloftes die je zelf deed (“Belofte: …”) en signalen dat een dossier naar een volgende fase kan, komen zo boven. Wat je in een notitie zet, raakt niet meer verloren in de tijdlijn. Elke AI-aanbeveling heeft het label AI en een letterlijk citaat als bewijs. Jij beslist of er een taak van komt.

Binnen AI-signalen kan een eigenaar of beheerder ook Herinnering bij inactief dossier (met AI-gespreksonderwerpen) aanzetten. Die staat apart uit. Gebeurt er lang niets met een pand in Prospectie of Verkoop / verhuur, dan stelt Proppeteer voor om de eigenaar te bellen, met een paar gespreksonderwerpen uit de laatste notities.

Aanbevelingen instellen voor je kantoor

Eigenaars en beheerders gaan naar Instellingen › Aanbevelingen. Er zijn drie pakketten:

Pakket	Wat het voorstelt	Standaard
Fasedraaiboeken	De standaardstappen per fase	Aan
Opdrachten	Herroepingstermijn, einddatum, documenten, identificatie en lijstbeding	Aan
AI-signalen	Opvolging uit notities en gesprekken, en de herinnering bij een inactief dossier	Uit

Per pakket zet je de hele groep aan of uit. Per aanbeveling kan je:

• ze apart aan- of uitzetten
• de Termijn in dagen aanpassen, bijvoorbeeld hoeveel dagen na de start van de verkoop je de documenten wil opvragen
• kiezen voor wie ze is bij Toewijzen aan: Verantwoordelijke makelaar, Wie de fase wijzigde, Auteur van de notitie of Niemand (voor iedereen)
• met Standaard herstellen terugkeren naar de oorspronkelijke instelling

Zie ook

• Je dossiers van prospectie tot afronding
• Opdrachten opvolgen
• Taken en kalender
• Wat AI voor je doet